À l’ère des réseaux sociaux, l’écrit fera votre différence. L’écriture en contexte de travail nécessite de toujours respecter un certain nombre de convenances « les codes de communication écrite » que l’on retrouve dans de nombreux écrits professionnels, y compris les emails.

Rédiger un mail professionnel, tout le monde sait le faire ! Et pourtant, entre les fautes d’orthographe, les objets approximatifs, les mauvaises formules de politesse, de nombreuses erreurs ponctuent nos correspondances. Pour éviter les faux-pas et faire passer le bon message à coup sûr, quelles sont les bourdes les plus courantes en matière de mail professionnel ?

Les mails « bloc »

Vous pouvez configurer la longueur des lignes de vos mails sur votre ordinateur. C’est une bonne idée car les lignes trop longues fatiguent l’œil. Pour faciliter cette lecture, il faut la rendre agréable. Cela passe par l’aération du texte, les sauts de lignes, la concision de son information, etc.

Pour donner du confort à son lecteur et mettre l’accent sur les informations importantes, on peut aussi jouer sur le gras ou la majuscule. Attention toutefois à ne pas en abuser !

Bâcler l’objet du message

Il s’agit ici d’une erreur fréquente. L’objet d’un mail professionnel doit rester concis mais explicite. Pour vous faire remarquer : choisissez un ou deux mots-clés incitatifs et informatifs. Evitez les mots de liaisons et les articles. Votre destinataire doit comprendre immédiatement de quoi il s’agit, sans avoir à ouvrir le contenu de votre mail.

• Objet oublié

Un mail professionnel sans objet clair a toutes les chances de ne pas être lu.

Abuser du répondre à tous

Si cette option est utile pour les échanges de groupe, elle peut également être hautement agaçante quand votre réponse ne concerne pas tous les destinataires. Pour éviter les abus : demandez aux destinataires de répondre sous la forme d’un « Message privé »

Négliger les salutations

La politesse ne sera jamais chose du passé ! Un petit Bonjour en début de courriel, un merci ou bonne journée, ça ne coûte pas grand-chose et ça fait toute la différence.

Ne pas maîtriser le champ « Cci »

Que ce soit à ses clients ou à son carnet d’adresses tout entier, tout le monde envoie des mails collectifs. La fonction CC place un destinataire en copie conforme et tous les dentinaires peuvent voir qui est en CC. Par contre, les destinataires en CCi sont gardés secrets, à privilégier pour les contacts qui ne veulent pas qu’on publie leur adresse partout.

Être trop familier

Pour éviter d’adresser un e-mail signé « à plus » ou « bisous » à votre boss, là encore, une relecture avant de cliquer sur « envoyer » s’impose.

Absence de la signature

La signature d’un mail professionnel est importante. Elle habille votre mail et doit être esthétique. En effet, elle doit comprendre l’ensemble des informations nécessaires à votre interlocuteur pour pouvoir vous recontacter sur différents canaux, en fonction de votre métier, numéro de téléphone, adresse postale…

Les fautes d’orthographe et les erreurs de formulation les plus fréquentes dans nos messages électroniques

Rien de plus désagréable pour votre interlocuteur que de lire un e-mail rempli de fautes d’orthographe. Malheureusement, ce type de bévue peut avoir de fâcheuses conséquences dans votre vie professionnelle.

Voici quelques expressions très courantes :

• La formule « Je vous prie d’agréer, …, l’expression de mes meilleurs salutations» est très utilisée. Mais, concrètement, on exprime des sentiments et non des salutations. Donc à éviter.
• « Merci de me répondre », « merci d’avance » : Toutes ces formules sont très cavalières. On ne remercie pas quelqu’un d’avance mais on le remercie pour des choses qui ont été faites.
• Je « transfert » : On confond souvent le nom commun « transfert » et le verbe du 1er groupe « transférer », qui se construit pour sa part avec un « e » à la première personne du singulier. Pour être correct, on doit écrire : « Je transfère ».
• « Je reviens vers vous » La formule est correcte mais il faut que celle-ci soit suivie d‘une formulation concrète : « Je reviens vers vous d’ici (une date précise) »
• Comme convenu / comme convenue: Même apposé à un nom féminin, « comme convenu » est toujours invariable et ne prend jamais de « e ».
• Entretien / entretient: Il ne faut pas confondre le nom et le verbe. Le nom « entretien » sans « t » décrit un échange ou un « entretien d’embauche ». Le verbe conjugué à la troisième personne du singulier « entretient » est utilisé lorsqu’il s’agit de faire l’action d’entretenir quelque chose.
• Parmi / parmis: Attention à ne pas être induit en erreur par le mot « hormis » qui finit lui par un « s ». On n’écrit jamais « parmi » avec un « s ». C’est une préposition et il est invariable.

La dernière étape, relisez-vous, vérifiez que vous avez correctement ajouté tous les destinataires, votre objet et votre pièce jointe.

Votre mail professionnel est prêt à être envoyé !

Roeya ZOUARI

Rédactrice WEB