Nous participons en moyenne à plus de 3 réunions par semaine. Comme chacune d’elles dure environ 1h20, cela veut dire combien ce temps peut impacter notre productivité.
Pour certains employés ou dirigeants, l’aspect positif, c’est que les réunions favorisent la collaboration et peuvent être le moyen le plus efficace pour le partage des informations. D’un autre côté, beaucoup considèrent que ces réunions, que ce soit en personne ou par conférence téléphonique, rendent tout simplement le travail plus difficile à accomplir. Ils trouvent que les réunions auxquelles ils participent sont parfois inutiles et estiment qu’elles sont une perte de temps.
Au travail, la perte de temps est plus conséquente que l’on ne pense. Réunionite, un terme péjoratif, qui désigne le fait d’organiser de nombreuses réunions de travail, qui causent une perte d’efficacité de l’entreprise.
Les réunions inutiles : une vraie perte de temps
Curieusement la majorité des réunions ne commencent pas à l’heure. Lorsqu’on participe à une réunion mal menée, on n’a d’autre choix que de regarder sa montre ou planifier mentalement les tâches à accomplir pour le reste de la journée. A ce stade, vous pouvez convertir et optimiser cette perte de temps. Lorsque vous êtes celui qui a organisé la réunion, vous n’avez qu’une seule envie : attirer l’attention de vos collègues sur le sujet afin qu’ils contribuent aux échanges.
En réunion, vous avez tendance à rêvasser, somnoler ou faire autre chose. Le problème ne vient pas de vous, mais de la réunion elle-même. Manque d’objectif, absence d’ordre du jour, une réunion qui s’éternise, des participants non concernés par le sujet.
Que faire ?
- Réduire et limiter les réunions fréquentes
La réunion est un outil de communication et de coordination indispensable en gestion de projet. Mais pour être efficace elle doit être correctement préparée avec un objectif précis et un ordre du jour bien défini. Les meilleures réunions sont brèves, ciblées et utiles. Elles permettent d’obtenir une solution, un plan d’action, un ensemble de nouvelles idées et de stratégies ou d’orientations plus claires pour les participants.
Mais le fait de demander à ses collègues d’assister à une réunion de plus d’une heure est une exigence déraisonnable qui pourrait nuire à la productivité. Si vous devez absolument planifier une réunion, n’oubliez pas que la plupart des gens commencent à perdre leur concentration après une vingtaine de minutes de discussion.
Pour prévenir le syndrome de réunionnite aiguë, vous devez être en mesure de faire la distinction entre les réunions essentielles et celles qui ne sont qu’une perte de temps pour tout le monde.
Quand vous mettez en place votre agenda et planifiez votre prochaine réunion, vérifiez que ces standards sont remplis. Sinon, envisagez d’autres moyens pour communiquer et collaborer.
- Organiser des réunions de brainstorming
Un brainstorming peut donner des résultats spectaculaires. C’est une méthode de créativité qui permet de trouver en groupe des solutions nouvelles et pertinentes à une question posée ou un sujet posé. Des idées peuvent naître sur des sujets très variés : créer un nouveau produit, imaginer de nouveaux concepts, etc.
Pour bien organiser une séance de brainstorming, il faut définir le sujet concerné afin d’encadrer la réunion, réunir des salariés aux compétences complémentaires, trouver un endroit calme et inspirant, définir la plage horaire idéale et bien analyser les résultats et débriefer avec les différents membres de l’équipe.
- Digitalisation des processus
Avec la digitalisation du monde de l’entreprise et afin de stopper ce phénomène de réunionite, commencez par remplacer les réunions fréquentes par des mails ou des conversations téléphoniques, dématérialisez et facilitez les procédures de travail, communiquez sur une plateforme unique ou sur un réseau interne d’entreprise…
Pour conclure,
Au travail, on perd régulièrement de précieuses minutes, volontairement en surfant sur Internet à des fins personnelles ou involontairement à cause de réunions interminables. Ces pertes de temps représentent une perte financière pour l’entreprise. Elles favorisent également l’accumulation de stress et une pression inutile pour les employés qui manquent de temps pour accomplir leurs tâches et atteindre leurs objectifs. Il est donc essentiel de les identifier et de les limiter.
Roeya ZOUARI
Rédactrice WEB
